Introducción
El módulo iSIG cuenta con distintos formularios para la gestión, a través de los cuales podemos registrar acciones, hallazgos, gestiones de riesgos, etc, asignando responsabilidades, auditando quienes y cuándo completan cada parte del proceso, recibiendo alertas, etc.
Los formularios disponibles en iSIG son:
Acciones.
Actas de reunión.
Auditorías.
Evaluaciones a proveedores.
FODA.
Gestión de cambios.
Gestión de riesgos.
Gestión de RRHH.
Hallazgos.
Investigaciones de incidentes.
Producto no conforme.
Reporte de sucesos interno.
Reporte de sucesos externo.
Respuesta a la emergencia.
Retroalimentación de partes interesadas.
Revisión por la dirección.
Generalidades:
Los formularios tienen ciertas características comunes que debemos tener en cuenta, y que son herramientas útiles para la gestión.
Pueden ser monoparte o multiparte:
Monoparte: Es un formulario de una sola parte, donde se ingresan los datos solicitados y se guarda. Se puede editar la información ingresada en cualquier momento. Las tablas maestras son de este tipo.
Multiparte: Es un formulario que tiene varias partes para ir avanzando en la gestión de un proceso. Por lo general involucra distintos responsables para cada parte, y se deben completar en distintos momentos. Un formulario multiparte puede tener solo una parte abierta y pendiente de completar, o si está finalizado, ninguna de sus partes estará abierta. Las partes del formulario se completan de forma secuencial.
Auditorías de gestión: tanto los formulario monoparte como mutiparte mostrarán en el encabezado quién y qué día y horario han completado el formulario o la parte. Siempre se actualiza con la información de la última vez que se guarda.
Monoparte:
Multiparte:
También podemos ver en la imagen anterior que la parte que se encuentra activa es la tercera, ya que se muestra en un color gris más claro que el resto, y no tiene el icono de candado cerrado.
Además, haciendo clic en el nombre de la parte, la pantalla se posicionará al inicio de esa parte.
Archivos adjuntos: el sistema permite adjuntar archivos en distintos formatos como por ejemplo imágenes, planillas de cálculo, de texto, pdf, etc.
La tabla para adjuntar archivos puede encontrarse al pie del formulario, o bien al final de cada parte en un formulario multiparte. En este último caso, sólo se podrán asociar archivos a la parte activa, y una vez que la parte esté cerrada, no se permitirá adjuntar ningún documento más.
Notas anexas: los formularios permiten el agregado de notas anexas en cualquier momento del proceso, y que quedarán registradas al pie del formulario, de forma transversal a todas las partes. Al guardar esta nota se puede optar por realizar una comunicación, o solo guardar el comentario. El sistema auditará el usuario, fecha y hora que se guardó la nota, y en caso de haberlo hecho, la/s comunicaciones realizadas.
El cuadro para adjuntar notas anexas se encuentra al pie del formulario.
En los formularios multiparte, estos iconos nos permiten ir automáticamente a los archivos adjuntos o notas anexas respectivamente:
Multiregistros: en algunos procesos de iSIG contamos con la posibilidad de dar de alta otro proceso asociado, según lo requiera la gestión. El proceso en el que nos encontramos trabajando se conoce como "encabezado" o "padre", y el proceso que generemos dentro es el "detalle" o "hijo". Por ejemplo, cuando estamos trabajando en la Parte 2: Seguimiento de auditoría en un registro de Auditoría, tenemos la posibilidad de dar de alta uno o más Hallazgos asociados:
